SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN BERBASIS WEB/ELEKTRONIK DI PT TURANGGA TOSAN INDONESIA

30 January 2016 by Business 524 Views
Rate this item
(0 votes)

 

Sistem Manajemen Dokumen berbasisi web/elektronik merupakan sistem pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah berpindah kedalam format digital dan telah di upload kedalam sistem informasi tertentu.

Sistem Manajemen Dokumen atau disebut juga Document Management System, merupakan sistem yang berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad, et al.2004).

Penggunaan Sistem dokumen berbasis web/elektronik ini didasarkan pada :

  1. Terkait pengelolaan dokumen/rekaman dalam suatu organisasi.
  2. Bertumpuknya dokumen baik yang masih aktif maupun yang sudah kadaluarsa, sehingga menyulitkan dalam pencarian dan pemilahan.
  3. Memakan tempat untuk ruang penyimpanan.
  4. Distribusi dokumen yang tidak merata kepada setiap personel
  5. Riwayat dari dokumen.

Atas dasar hal ini, maka merubah cara pengelolaan dokumen secara manual menjadi electronik menjadi suatu keharusan.

PT. Turangga Tosan dalam hal ini berbenah untuk memperbaiki tata pengelolaan dokumen yang tadinya bersifat manual (hardcopy, microfilm, dll) menjadi ke dalam dokumen elektronik.

PT. Merasa Sains dan Teknologi selaku konsultan, mencoba mengenalkan aplikasi Dokumen Manajemen Sistem berbasis Web/Elektronik dengan menggunakan aplikasi Opendocman yang digunakan untuk pengelolaan dokumen Laboratorium dan LSPPro yang ada di PT Turangga Tosan Indoensia. 

Penggunaan aplikasi Dokuement Manajement System (DMS) ini bersifat open source shingga dapat dikembangkan kedepannya, selain itu juga sudah banyak perusahaan yang menggunakannya, dan mudah digunakan karena sesuai dengan standar ISO/IEC 17025 : 2005, sehingga mudah dimengerti oleh organisasi yang menerapkan ISO?IEC 17000 Series.